Akademik dergilerde makale yayımlarken yazar adlarının ve soyadlarının doğru biçimde, unvan eklenmeden girilmesi kritik öneme sahiptir. Özellikle dijital akademik ekosistemde, makale metadatasındaki en ufak bir hata bile uzun vadede büyüyen sorunlara yol açabilir. Bu yazıda, editör ve yazarlar için yol gösterici olacak şekilde bu konunun neden önemli olduğunu açıklayacak; hatalı uygulamaların atıf sistemlerinde yol açtığı eşleştirme sorunlarını, yanlış atıf sayısı hesaplamalarını, yazar profillerindeki bölünmeleri ve unvanların isme dâhil edilmesinin sakıncalarını ele alacağız. Ayrıca Crossref’in ünlü “Flies in Your Metadata Ointment” başlıklı blog yazısından çıkan uyarıları özetleyip sürdürülebilir akademik veri yönetimi açısından metaveri kalitesinin uzun vadeli etkilerine değineceğiz. Son olarak, yazar ve editörler için doğru isim formatı kullanımı, dergi sistemlerinde kontrol mekanizmaları ve ORCID entegrasyonu gibi öneriler sunacağız.
Atıf Sistemlerinde Yazar Eşleştirme Hataları
Akademik makalelerin yazar bilgileri, Google Scholar, Crossref, Microsoft Academic gibi atıf ve indeksleme sistemleri tarafından otomatik olarak işlenir. Bu sistemler, yazar adı ve soyadı gibi metadata alanlarını kullanarak makaleleri doğru kişilere ve diğer çalışmalara bağlamaya çalışır. Eğer yazar isimleri tutarsız girilmişse veya alışılmadık ekler içeriyorsa, bu otomatik eşleştirme mekanizmaları hatalar yapabilir. Örneğin, Google Scholar’da aynı araştırmacının farklı makalelerde ismini farklı biçimlerde kullanması (birinde tam ad, diğerinde kısaltma ya da unvan eklenmiş olması) profil eşleştirmesinde sorun yaratabilir. Nitekim Google Scholar rehberlerinde de, “bir yazarın ismi farklı makalelerde tutarsız yazılmışsa, o araştırma eserin yazar profilinde görünmeyebileceği” belirtilmektedir. Hatta bazen Google Scholar yazar alanını doğru analiz edemediği için, makale o yazarın arama sonuçlarında çıkmayabilir. Benzer biçimde Crossref’in atıf eşleştirme sisteminde de yazar adı kritik bir parametredir; Crossref, meta veride doğru yazar adlarının bulunmasının atıfları eşleştirmede hayati olduğunu vurgulamıştır (Flies in your metadata…).
Microsoft Academic (2021’e dek faaldi) gibi diğer akademik arama motorları da yazar adlarına dayalı benzer algoritmalar kullanmıştır. Bu tür sistemlerde “Ali Veli” ve “Prof. Dr. Ali Veli” gibi farklı görünümler ayrı kişiler olarak algılanabilir. Sonuç olarak, bir makalenin yazarı doğru kişiyle eşleştirilemezse, o makalenin atıfları yanlış hesaplanabilir veya ilgili yazarın profilinde eksik görünebilir.
Yanlış Atıf Sayıları ve Bölünen Yazar Profilleri
Yazar adlarının tutarsız veya hatalı girilmesinin bir diğer önemli sonucu, atıf sayılarının yanlış hesaplanması ve yazar profillerinin bölünmesidir. Eşleştirme hataları nedeniyle, aynı kişiye ait yayınlar farklı ad varyasyonları altında dağılabilir. Bu durumda atıflar bölünür ve her bir varyasyon için ayrı ayrı sayılır, gerçek toplam atıf sayısı görünenden düşük kalır. Örneğin, bir araştırmacının bazı makaleleri “Ahmet Yılmaz” bazıları “Ahmet YILMAZ” ya da “A. Yılmaz” şeklinde listelenirse, atıf veritabanları bunları tek bir kişi olarak birleştiremeyebilir. Sonuçta araştırmacının toplam atıf sayısı gerçekte olduğundan az hesaplanır ve h-indeksi gibi performans göstergeleri de hatalı çıkar. Nitekim yazar adı ayrıştırma (disambiguation) hatalarının “yazar profillerinin parçalanmasına, atıf sayılarının yanlış hesaplanmasına ve araştırma etki değerlendirmelerinin hatalı olmasına yol açtığı” belirtilmiştir (Exploring Graph Based Approaches…). Bu durum, akademisyenin görünürlüğünü ve itibarıni doğrudan etkileyebileceği gibi, kurumlar tarafından yapılan performans değerlendirmelerinde de yanılgılara neden olabilir.
Diğer yandan, isim benzerliği nedeniyle farklı kişilerin çalışmalarının tek bir profilde birleşmesi gibi ters bir durum da yaşanabilir, ancak genellikle daha yaygın olan, aynı yazarın farklı kimlikler altında parçalanmasıdır. Bu sorunu düzeltmek için sonradan Google Scholar profil birleştirme veya veri tabanı desteği gerekebilir; fakat her zaman çözüm mümkün olmayabilir. Bu nedenle, en doğrusu baştan önlem alarak tutarlı bir isim kullanımıyla yayımlara devam etmektir. Yazarların mümkün olduğunca her makalede aynı adı/soyadı biçimini kullanması, ikinci ad veya kısaltmalarını tutarlı şekilde yazması kritik önem taşır. Ayrıca bu tür problemleri en aza indirmek için ORCID gibi dijital kimlikler kullanılabilir (aşağıda öneriler bölümünde ele alınacaktır).
Unvanları İsmin Bir Parçasıymış Gibi Yazmanın Sakıncaları
Bazı dergilerde veya makale teslim sistemlerinde, yazarlar alışkanlıkla isimlerinin başına akademik veya mesleki unvanlarını (Dr., Prof., Doç., Öğr. Üyesi vb.) ekleyebilmektedir. Örneğin, “Prof. Dr. Ayşe Kaya” şeklinde girilen bir isim, insan okurlara yazarın unvanını gösterse de, makine tarafından işlenen metadata açısından ciddi bir hatadır. Unvanlar ismin doğal bir parçası olmadığı halde, bu şekilde girildiğinde indeksleme sistemleri “Prof. Dr. Ayşe” şeklindeki metni adın bir parçası sanabilir veya bu fazla metin eşleşme algoritmalarını yanıltır. Crossref teknik ekibi, bu tip durumları “author naming lapses” (yazar isimlendirme aksaklıkları) olarak adlandırmakta ve sıkça karşılaşılan örnekler arasında “ad alanına unvanların (Dr., Prof. vb.) yazılması” ve “soyad alanına Jr., III gibi eklerin dâhil edilmesi” gibi hataları saymaktadır (Crossref). Bu tür hatalar sistem tarafından ekstra bir akademik kredibilite sağlamadığı gibi, aksine meta veriyi kirleterek kaydın doğruluğunu bozmaktadır (Crossref).
Unvanın isme dâhil edilmesi hem yazar eşleştirmeyi zorlaştırır hem de gereksiz yere veriyi karmaşıklaştırır. Örneğin, bir makalede yazar adı “Dr. Ahmet Demir” olarak girilip DOI sistemine kaydedilmiş olsun. Başka bir makalede aynı kişi “Ahmet Demir” şeklinde, unvansız listelenirse, atıf taramada “Dr. Ahmet Demir” ile “Ahmet Demir” eşleşmeyebilir. Bu da yukarıda bahsedilen profil bölünmelerine ve atıf sayısının hatalı hesaplanmasına yol açacaktır. Dahası, çoğu uluslararası indeks ve atıf stili, yazar isimlerinde unvan kullanmaz; referans listelerinde veya veritabanlarında yazarlar genellikle sadece “isim soyisim” olarak geçer. Dolayısıyla, unvan eklemek herhangi bir bilgi kazancı sağlamadığı gibi, standart dışı olduğu için daha sonra bu unvanların temizlenmesi veya düzeltilmesi gerekecektir. Crossref’in de altını çizdiği gibi, meta veride yazar adlarını büyük harflerle yazmak veya başına unvan eklemek, statü belirtmez, sadece kayıtların karışmasına neden olur (Crossref). Doğru olan, yazar adını ve soyadını sadece gerekli kısımlarıyla girmektir; unvan, derece gibi ekler kesinlikle dahil edilmemelidir.
Crossref’in “Flies in Your Metadata Ointment” Uyarıları
Akademik yayıncılıkta meta veri kalitesinin önemine dair en kapsamlı uyarılardan biri, Crossref’in Temmuz 2022 tarihli “Flies in your metadata (ointment)” başlıklı blog yazısında yer almaktadır. Crossref çalışanları tarafından kaleme alınan bu yazıda, küçücük bir metadata hatası, tıpkı çorbada sinek gibi tüm kaydın güvenilirliğini zedeleyebilir. Kaliteli metadata, araştırma ekosisteminin temelini oluşturur ve Crossref hizmetlerinin belkemiğidir; meta verideki yanlışlıklar zincirleme biçimde büyüyen sorunlar yaratır (Crossref). Crossref, üye yayıncılarından aldığı tüm metadata bilgilerini API’ları aracılığıyla herkesin kullanımına açık olarak sunar; bu bilgiler akademik arama motorlarından kütüphane sistemlerine, yazar profili araçlarından atıf analiz yazılımlarına kadar sayısız yerde otomatik olarak kullanılmaktadır (Crossref) (Crossref). Dolayısıyla bir derginin metadata kaydında yaptığı bir hata, tek bir platformla sınırlı kalmaz, tüm araştırma ekosistemine yayılır.
Blog yazısında Crossref teknik destek ekibine en sık gelen şikayetlerin başında, yazar adı hataları, yanlış sayfa numaraları, eksik yayın bilgileri ve benzeri metadata sorunlarının olduğu belirtilmiştir (Crossref). Crossref, bu sorunların bazı yaygın örneklerini de detaylı incelemektedir. Örneğin:
- Yanlış sayfa numarası/pagination: Bir makalenin ilk sayfasının daima 1 olarak girilmesi veya sayfa aralığının hatalı belirtilmesi, atıf eşleştirmede ciddi problemlere yol açar. Crossref, bir makalenin sayfa numarası yanlış kaydedilirse atıf eşleştirme sürecinde bu makaleyle onu atıf yapan eser arasında bağlantı kurmanın zorlaşacağını vurgular. Gerçekten de eğer atıf yapan bir kaynak, referansında makalenin sayfa 50’de başladığını belirtiyorsa ancak meta veride makalenin ilk sayfası “1” olarak kayıtlıysa, sistem bunların aynı eser olduğunu anlayamayabilir.
- Yazar isimlendirme hataları: Yukarıda ayrıntılı ele aldığımız unvan ekleme, yanlış alan kullanımı gibi “yazar isimlendirme aksaklıkları” Crossref’in örneklerle dikkat çektiği bir diğer sorundur. Blog yazısında, meta veriye “Dr., Prof.” gibi unvanların ad alanına girilmesi ya da “Jr., III” gibi eklerin soyada dahil edilmesi gibi hataların sıklıkla tespit edildiği belirtilmiştir. Bu tip hataların, yazarın eserlerinin doğru tanınmasını engellediği ve atıf bağlantılarının kurulmasını güçleştirdiği ifade edilir. Kısacası, Crossref ekibinin mesajı nettir: Yazar adları, tıpkı sayfa numaraları gibi, atıf eşleştirme için kritik bir meta veridir ve doğru olmalıdır.
- Yer tutucu (placeholder) değerler: Bazı dergilerin, ellerinde veri olmadığında meta veriye “N/A”, “yok” veya “bulunamadı” gibi ifadeler girdiği gözlemlenmiş. Örneğin yazar adının yerine “Not Available” yazılması durumuyla bile karşılaşılmış. Crossref bu duruma da değinerek, eğer bir meta veri alanı için gerçek bilgi yoksa, onu boş bırakmanın uydurma bir değer girmekten çok daha iyi olduğunu belirtiyor. Zira “null” veya “N/A” gibi ifadeler, arka planda bu alanı gerçekten *“null” (boş) sanan sistemlerin yanıltılmasına sebep oluyor ve atıf eşleştirme gibi bağlantı kurma işlemlerini kısıtlıyor.
Crossref’in blogundaki bu uyarılar, akademik dergi editörleri için önemli dersler içermektedir. Crossref, kendisi yayıncılar tarafından gönderilen meta veriyi doğrudan düzeltmiyor; ancak bu tip hataları tespit ederek yayıncıyla iletişime geçip düzeltilmesini teşvik ediyor. Bu nedenle en ideal yaklaşım, baştan bu hataların hiç yapılmamasıdır. “Flies in Your Metadata Ointment”, bir anlamda editörlere “merhemimize sinek kaçırmayın” demektedir: Küçük görünen hatalar bile uzun vadede büyük sorunlara yol açabileceği için, metadata girişinde titiz ve dikkatli olunmalıdır.
Sürdürülebilir Akademik Veri Yönetimi ve Metaveri Kalitesinin Uzun Vadeli Etkileri
Crossref meta verilerinin kullanım alanlarını gösteren bu diyagram, standartlaştırılmış metadata bilgilerinin ne kadar geniş bir yelpazede tekrar kullanıldığını ortaya koyuyor. Akademik ekosistemde, araştırma makalelerinden elde edilen veriler; arama ve keşif araçlarından atıf analizlerine, kütüphane kataloglarından araştırmacı profil sistemlerine kadar sayısız platformda tekrar tekrar işlenir.
Akademik yayıncılıkta sürdürülebilir veri yönetimi, yalnızca bugünün ihtiyaçlarını değil yarının araştırma ortamını da düşünerek hareket etmeyi gerektirir. Metadata kalitesinin yüksek tutulması, geleceğe dönük en önemli yatırımlardan biridir. Bunun uzun vadeli etkilerini birkaç başlıkta ele alabiliriz:
- Kalıcı keşfedilebilirlik ve erişim: Yıllar sonra bile bir araştırma makalesinin kolayca bulunup doğru kişiye atfedilebilmesi, bugünkü metadata kaydının doğruluğuna bağlıdır. Eğer yazar isimleri veya diğer tanımlayıcı bilgiler hatasız girilmişse, gelecek nesiller bu çalışmaları aradığında veritabanları doğru eşleşmeleri yapabilecektir. Aksi halde, yanlış veya tutarsız bilgiler, ileride yapılacak sistem güncellemelerinde veya veri taşınmalarında kayıplara yol açabilir.
- Güvenilir atıf ve etki analizi: Akademik etki ölçütleri (atıf sayıları, h-indeks, i10-indeks vb.), uzun vadede araştırmacıların kariyerini şekillendiren unsurlardır. Metadata’daki hatalar, bu ölçütlerin güvenirliğini zedeleyebilir. Örneğin, bir yazarın eserleri farklı ad varyasyonlarıyla dağılmışsa, otomatik taramalar o araştırmacının etkisini düşük hesaplayacaktır. Bu durum, terfi, atama, proje değerlendirmesi gibi süreçlerde haksızlıklara neden olabilir. Tam tersine, kaliteli metadata ise adil ve doğru bir etki analizi için zemin hazırlar. Nitekim yazar adı belirsizliklerinin çözümü üzerine yapılan çalışmalar, doğru yöntemlerin araştırma etkisi değerlendirmelerinde isabeti artıracağını ortaya koymaktadır (Medium).
- Veri entegrasyonu ve inovasyon: Günümüzde açık bilim ve açık veri hareketleriyle birlikte farklı veri kaynaklarının entegre edilmesi önem kazanıyor. ORCID, ROR (Research Organization Registry) gibi kalıcı tanımlayıcılar, araştırma nesnelerini ve kişileri küresel ölçekte birbiriyle bağlantılandırmaya başladı. Ancak bu sistemler de başlangıçta dergi tarafından sağlanan metadata bilgilerine dayanır. Kaliteli ve tutarlı metadata, bu tür entegrasyonların sorunsuz işlemesini sağlar. Örneğin, Crossref kendisini “akademik camianın ortak sahipliğindeki sürdürülebilir meta veri kaynağı” olarak tanımlıyor ve dünya çapında binlerce sistemin kendi verilerine güvendiğini belirtiyor (Crossref). Bu denli yaygın kullanılan bir veri havuzuna yanlış bilgi girdiğinizde, o yanlış bilgiye dayalı otomasyonlarda ve yeni araştırma projelerinde hatalar kaçınılmaz olacaktır. Öte yandan, düzgün metadata sayesinde makine öğrenimi ile yazar adı ayrıştırma gibi zor problemlerin bile üstesinden daha kolay gelinebilmektedir (örneğin, tutarlı veriler graf tabanlı adıgörü ayrıştırma algoritmalarının başarısını artırır).
Özetle, bugünün metadata kalitesi, yarının akademik bilgi altyapısını doğrudan etkilemektedir. Uzun vadede temiz, standart ve eksiksiz metadata ile çalışmak, hem akademik iletişimin güvenilirliğini korur hem de bilimsel bilginin sürdürülebilir bir şekilde yönetilmesini sağlar.
Yazar ve Editörler için Öneriler
Yukarıdaki bilgiler ışığında, akademik dergi editörleri ve yazarlar, yayın sürecinde isimlerini doğru ve tutarlı kullanarak pek çok sorunun önüne geçebilirler. İşte bu konuda dikkat edilmesi gerekenler ve öneriler:
- Sadece İsim ve Soyadı Kullanın: Makale metadata girişi yaparken yazar adını yalnızca kişisel isim ve soyisim olarak girin. Unvanlar (Dr., Prof., Doç. gibi), akademik dereceler (Ph.D., M.D. gibi) veya kurumsal pozisyonlar isme dahil edilmemelidir. Örneğin, sistem sizden “Ad” ve “Soyad” ayrı alanlarda istiyorsa, “Mehmet” ve “Yılmaz” şeklinde doldurun; “Prof. Dr. Mehmet” gibi bir giriş yapmayın. Crossref gibi kuruluşlar, yazar adlarına unvan eklenmemesini özellikle tavsiye etmektedir ve aksi uygulamaların meta veriyi sadece karmaşıklaştırdığını belirtmektedir (Crossref).
- Tutarlı Bir İsim Biçimine Sadık Kalın: Tüm akademik yayınlarınızda adınızı yazdığınız biçimi mümkün olduğunca standart hale getirin. Farklı makalelerde bazen tam adınızı bazen kısaltmalarını kullanmak, zamanla profil bölünmelerine yol açabilir. Örneğin, bir çalışmada “E. Öztürk”, diğerinde “Esra Öztürk” olarak görünmek yerine, seçtiğiniz bir formata (mümkünse tam isim) bağlı kalın. Google Scholar gibi indeksleme hizmetleri, yazar adlarındaki tutarsızlığın yayınlarınızın profiliniz altında görünmemesine yol açabileceğini belirtmektedir. Tüm yayınlarınızda tutarlı isim ve kurum bilgisi kullanmaya özen gösterin.
- Dergi Sistemlerinde İsim Kontrolleri Sağlayın: Dergi editörleri için, makale gönderim ve üretim süreçlerinde bu tür hataları önleyecek kontroller koymak faydalı olacaktır. Örneğin, derginizin makale yönetim sistemi (OJS gibi) yazar adı alanına “Dr.” veya benzeri unvanlar girildiğinde uyarı verecek şekilde yapılandırılabilir. Mümkünse yazar isimlerini her zaman ayrı ad/soyad alanlarında toplamak ve büyük/küçük harf uyumunu otomatik düzeltmek yararlı olabilir. Editörler, makale yayımlanmadan önce meta verileri son kez gözden geçirip yalnızca gerçek ad ve soyadların yer aldığını doğrulamalıdır.
- ORCID Entegrasyonunu Kullanın: Hem yazarlar hem de dergi sistemleri için ORCID ID kullanımı şiddetle tavsiye edilir. ORCID, her araştırmacıya özgü bir dijital tanımlayıcı sağlar ve yazar adı karışıklıklarını gidermede en etkili çözümlerden biridir. Mümkünse tüm yazarlar ORCID kimliklerini alsın ve makale gönderimi sırasında ORCID’lerini dergiye iletsin. Dergiler de bu ORCID bilgisini Crossref’e kayıt yaparken meta veriye dâhil etmelidir. Crossref dokümantasyonu, bir yazarın ORCID numarasının imkan dâhilinde her fırsatta meta veriye eklenmesi gerektiğini vurgular (Contributors – Crossref). ORCID entegrasyonu sayesinde, ismin yazılışındaki ufak farklılıklar olsa bile, atıf ve indeksleme sistemleri yazarın kim olduğunu ORCID üzerinden kesin olarak anlayabilir. Bu, yazar eşleştirme hatalarını en aza indirir ve yazarın tüm çalışmalarının tek bir dijital kimlik altında toplanmasını sağlar (Journal-Publishing.com).
- Yayın Sonrası Takip ve Düzeltme: Makaleniz yayımlandıktan sonra Google Scholar, Crossref gibi platformlarda doğru görünüp görünmediğini kontrol edin. Kimi zaman editoryal süreçte her şey doğru yapılsa bile bu platformlarda otomatik taramada eksikler olabilir. Örneğin, Google Scholar profilinizde yeni yayımlanan makalenizin listelendiğinden emin olun, listelenmediyse manuel ekleyin veya isminizde bir farklılık olup olmadığını kontrol edin. Crossref’in sağladığı Participation Reports veya benzeri araçlarla, derginizin kayıt ettiği makalelerde tavsiye edilen tüm metadata alanlarının (özellikle ORCID) bulunup bulunmadığını periyodik olarak izleyebilirsiniz.
Sonuç olarak, akademik dergilerde yazar isimlerinin doğru formatta girilmesi, küçük bir ayrıntı gibi görünse de akademik iletişimin temellerinden biridir. Editörlerin bu konuda dikkatli olması, yazarların da kendi adlarını tutarlı ve standart şekilde kullanması; hem bireysel araştırmacıların hak ettikleri tanınırlığı görmeleri hem de bilimsel kayıtların güvenilirliği açısından vazgeçilmezdir. Unutmayalım ki, metadata kalitesi yüksek olan yayınlar zaman içinde daha görünür, daha etkili ve daha güvenilir olacaktır. Bugün attığımız küçük bir adım (örneğin “Prof. Dr.” yerine sadece gerçek ad-soyadı kullanmak), yarın akademik dünyanın daha temiz ve bağlantılı bir bilgi ekosistemine sahip olmasına katkı sunacaktır. Bu nedenle, akademik yayın süreçlerinde metadata girişine gösterilecek özen, uzun vadede tüm paydaşlar için kazanımlar getirecektir.
Konu yoruma kapalıdır.