Akademik PDF Hazırlama Rehberi: Yayıncılar ve Editörler için Tavsiyeler

Sürdürülebilirlik, Erişilebilirlik ve (Makineler Tarafından) Okunabilirlik açısından Akademik PDF Hazırlama Rehberi

Yayıncılar, Tasarımcılar, Dizgiciler ve Editörler İçin Öneriler

Bugüne kadar binlerce akademik makale işleme (HTML, XML ve JATS XML dönüştürme) sürecinde elde ettiğimiz tecrübeyi siz değerli okuyucularımızla paylaşmak istedik…

Son aylarda ekibimiz, akademik makale PDF’lerini dijital yayıncılık ve indeksleme için HTML ve JATS XML formatlarına dönüştüren özel bir yazılım çözümü olan FullTextCreator‘ı geliştirmektedir. Bu süreçte—farklı dergilerden, disiplinlerden ve ülkelerden yüzlerce makale işlerken—tekrar eden bir zorlukla karşılaştık: PDF dosyalarında tutarsız ve eksik metadata.

PDF, akademik yayıncılığın merkezinde olmaya devam ediyor—ve bunun geçerli bir çok sebebi var. Tablolar, şekiller ve formüllerle birlikte tüm makaleyi tek, bağımsız bir dosyada tutma yeteneği, onu taşınabilirlik, paylaşım ve arşivleme açısından rakipsiz kılmaktadır. Ancak yayıncılık ortamı gelişmektedir. Giderek daha fazla dergi, erişilebilirliği artırmak, sorunsuz indekslemeyi sağlamak, veri alışverişini kolaylaştırmak ve yeni standartlara uyum sağlamak için PDF ile birlikte HTML, XML, JATS XML ve EPUB formatlarıyla yayın yapmaya başlamıştır. Bu girişimler, bir derginin görünürlüğünü ve keşfedilebilirliğini açık bir şekilde artırmakta, indeksleme sürecini kolaylaştırmakta ve başlıca veri tabanlarının artan taleplerini karşılamaktadır. Veri tabanlarının-İndeksleme merkezlerinin çoğu artık geleneksel PDF’lerin yanı sıra yapılandırılmış formatları zorunlu tutmakta veya güçlü bir şekilde tercih etmektedir.

JATS XML üretimi, HTML dönüşümü ve indeksleme sistemleriyle entegrasyon çalışmalarımız boyunca, bir makalenin sorunsuz işlenip işlenemeyeceğini veya kapsamlı manuel müdahale gerektirip gerektirmeyeceğini belirleyen kritik kalıpları tespit ettik. Kullanıcılarımızdan gelen geri bildirimler ve karşılaştığımız istisnai durumlar, birçok yayıncı ve içerik üreticisinin otomatik işlemeyi mümkün kılan belirli gereksinimlerin farkında olmadığını ortaya koydu.

Bu rehber, uzun bir araştırma sonucu ortaya çıkan yayınların/makalelerin boşa gitmemesi, görünürlüğünün artması, atıf alması, kolay indekslenmesi  gibi sebeplerle hazırlanmıştır. Temel amacımız; akademik içerik üreticilerinin, indeksleme sistemleriyle sorunsuz entegre olabilen, yapılandırılmış veri üretimini destekleyen, makine tarafından okunabilir ve sürdürülebilir PDF dosyaları hazırlamalarına rehberlik etmektir.

İster dergi editörü, ister dizgici, ister makalesini hazırlayan bir yazar olun, bu yönergeleri izlemek içeriğinizin küresel akademik altyapıyla sorunsuz entegre olmasını sağlayacaktır.

Hangi Bilgi Neden Önemli?

Dijital Akademik Ekosistem

Akademik yayıncılık, basılı dergilerden çok daha ötesine evrildi. Bugün makalenizin keşfedilebilirliği, atıf potansiyeli ve uzun vadeli korunması, çok sayıda dijital sistemle entegrasyonuna bağlıdır:

Keşif ve İndeksleme:

• ✅ PubMed/PMC – Dünyanın en büyük biyomedikal literatür veritabanı
• ✅ Scopus – Elsevier’in kapsamlı özet ve atıf veritabanı
• ✅ Web of Science – Clarivate’in önde gelen atıf indeksi
• ✅ Google Scholar – En yaygın kullanılan akademik arama motoru
• ✅ DOAJ – Açık Erişimli Dergiler Dizini
• ✅ TR Dizin – Türkiye ulusal akademik indeksi (xml, json veri aktarımı)
• ✅ DergiPark – Türkiye akademik dergi platformu (XML içeri, dışarı aktarma)
• ✅ EBSCO – Büyük akademik veritabanı toplayıcısı
• ✅ Index Copernicus – Uluslararası bilimsel dergi indeksi

Tanımlayıcı ve Kayıt Sistemleri:

• ✅ CrossRef – DOI kaydı ve metadata deposu
• ✅ ORCID – Araştırmacı kimlik sistemi
• ✅ ROR – Araştırma Kuruluşları Kaydı
• ✅ Fundref – Fon desteği tanıma kaydı

Koruma ve Arşivleme:

• ✅ LOCKSS – Çok Kopya Güvende Tutar
• ✅ CLOCKSS – Kontrollü LOCKSS
• ✅ Portico – Dijital koruma hizmeti
• ✅ Internet Archive – Uzun vadeli web arşivleme

Açık Erişim ve Uyumluluk:

• ✅ OpenAIRE – Avrupa açık bilim altyapısı
• ✅ CORE – Dünyanın en büyük açık erişim araştırma toplayıcısı
• ✅ Plan S uyumluluğu – Fon sağlayıcı zorunluluk gereksinimleri

Zayıf Metadata’nın Maliyeti

PDF metadata’sı eksik veya tutarsız olduğunda:

1. Geciken İndeksleme: Makaleler veritabanlarında görünmesi aylar sürebilir veya hiç görünmeyebilir
2. Kaybedilen Atıflar: Yanlış formatlanan referanslar eşleştirilemez ve sayılamaz
3. Yazar Yanlış Atfı: Yazarlar çalışmaları için kredi kaybeder
4. Fon Uyumsuzluğu: Hibe gereksinimleri karşılanamayabilir
5. Koruma Boşlukları: Makaleler uzun vadeli arşivleme için uygun olmayabilir
6. Azalan Keşfedilebilirlik: Potansiyel okuyucular içeriğinizi bulamaz
7. Manuel İşleme Maliyetleri: Önlenebilir hataları düzeltmek için harcanan personel zamanı
8. Dergi Değerlendirme Sorunları: Eksik veriler dergi değerlendirme süreçlerini olumsuz etkiler

Temel Metadata Gereksinimleri

1. DOI (Dijital Nesne Tanımlayıcı)

DOI, makalenizin kalıcı dijital adresidir. Şu şekilde olmalıdır:

Doğru Format:

DOI: 10.12345/dergiadi.2024.001
https://doi.org/10.12345/dergiadi.2024.001

Kaçınılması Gereken Yaygın Hatalar:

• “DOI” sonrası iki nokta eksik
• Eşittir işareti kullanımı (DOI=10.xxx)
• Kırık veya çözümlenemeyen DOI linkleri
• DOI’nin sadece footer’da yer alması (çıkarması zor)
• Çok uzun doi numarası kullanımı (özellikle satıra sığmayan durumlarda eksik veya hatalı erişim ve kullanım)

En İyi Uygulama: DOI’yi birinci sayfada belirgin şekilde, tercihen başlık alanında DOI: 10.12345/… şeklinde ya da tam https://doi.org/ URL’si ile gösterin.

2. Yazar Bilgileri

Yazar verilerinin eksiksiz olması doğru atıf ve ağ oluşturmayı sağlar.

Gerekli Unsurlar:

Ahmet Yılmaz¹*, Mehmet Kaya², Ayşe Demir¹

¹ İstanbul Üniversitesi, Tıp Fakültesi, İstanbul, Türkiye
² Ankara Üniversitesi, Fen Fakültesi, Ankara, Türkiye

* Sorumlu Yazar: [email protected]

ORCID:
Ahmet Yılmaz: https://orcid.org/0000-0001-2345-6789
Mehmet Kaya: https://orcid.org/0000-0002-3456-7890
Ayşe Demir: https://orcid.org/0000-0003-4567-8901
ya da ORCID:
Ahmet Yılmaz: 0000-0001-2345-6789
Mehmet Kaya: 0000-0002-3456-7890
Ayşe Demir: 0000-0003-4567-8901

Kritik Noktalar:

• Yazar sırası açık ve belirsizlik içermemeli
• Kurumlar üst simge numaralarıyla bağlantılı
• Sorumlu yazar yıldız (*) ile işaretli veya açık bir şekilde yazılmış olmalı (“Sorumlu yazar:” şeklinde)
• E-posta adresi sorumlu yazar için
• ORCID numaraları tüm yazarlar için (16 haneli format: 0000-0000-0000-0000)

ORCID Neden Önemli: ORCID belirsizliği ortadan kaldırır (örn. “A. Yılmaz” araştırmacıları arasında ayrım yapar), doğru atıf sayımını sağlar. Fon sağlayıcılar, indeks merkezleri ve yayıncılar tarafından giderek daha fazla zorunlu tutulmaktadır.

3. Tarihler (Makale Zaman Çizelgesi)

Yayın tarihleri atıf takibini ve öncelik belirlemeyi sağlar.

Gerekli Tarihler:

Geliş Tarihi: 15 Ocak 2024
Düzeltme Tarihi: 20 Şubat 2024 (varsa)
Kabul Tarihi: 10 Mart 2024
Yayın Tarihi: 01 Nisan 2024

Kabul Edilebilir Formatlar:

• 15 Ocak 2024 (GG Ay YYYY)
• Ocak 15, 2024 (Ay GG, YYYY)
• 2024-01-15 (ISO format: YYYY-AA-GG)
• 15.01.2024 (GG.AA.YYYY)

Tanınan Anahtar Terimler:

Önemli: Tutarlı olun—belge boyunca aynı tarih formatını kullanın. Mümkünse site ve PDF dosyalarında aynı formatları kullanın.

4. Dergi Bilgileri

Dergi metadatası makalenizi yayın yeriyle,  bağlar.

Gerekli Unsurlar:

Sağlık Bilimleri Dergisi 2024; 15(3): 123-135
ISSN: 1234-5678 (Basılı) | e-ISSN: 8765-4321 (Elektronik)
Yayıncı: Akademik Yayınevi

Bileşenler:

• Dergi adı (tam ad, sadece kısaltma değil)
• Cilt numarası
• Sayı numarası
• Sayfa aralığı (ilk sayfa – son sayfa) VEYA e-location ID
• ISSN (basılı ve/veya elektronik)
• Yayıncı adı
• Web sitesi adresi

ISSN Formatı: Her zaman XXXX-XXXX formatını kullanın (dört rakam, tire, dört rakam/X).

5. Özet ve Anahtar Kelimeler

Özetler indeksleme ve keşfedilebilirlik için çok önemlidir.

Yapı:

ÖZET

[Özet metni - genellikle 150-300 kelime]

Anahtar Kelimeler: kelime1, kelime2, kelime3, kelime4, kelime5

---

ABSTRACT

[Abstract text...]

Keywords: keyword1, keyword2, keyword3, keyword4, keyword5

En İyi Uygulamalar:

• “ÖZET” veya “ABSTRACT” açık bir başlık olarak kullanın
• Çok dilli dergiler için: ilgili tüm dillerde özet sağlayın
• Anahtar kelimeler virgül veya noktalı virgülle ayrılmalı
• 3-7 anahtar kelime ekleyin
• Mümkün olduğunda kontrollü sözlüklerden terimler kullanın (tıbbi makaleler için MeSH)

Çok Dilli Hususlar: Makaleniz Türkçe ise:

• Türkçe özet (zorunlu)
• İngilizce özet (uluslararası indeksler için zorunlu)
• Her iki dilde anahtar kelimeler

6. Makale Türü Sınıflandırması

Bunun ne tür bir makale olduğunu açıkça belirtin:

Yaygın Türler:

Gösterim: Makale türünü belirgin şekilde, genellikle başlığın üstüne ekleyin.

7. Lisans ve Telif Hakkı

Açık erişim uyumluluğu net lisanslama gerektirir.

Önerilen Format:

© 2024 Yazar(lar). Bu makale CC BY 4.0 lisansı altında açık erişimli bir makaledir.
https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/

Yaygın Lisanslar:

• CC BY 4.0 – Atıf (en serbest)
• CC BY-NC 4.0 – Atıf-Ticari Olmayan
• CC BY-SA 4.0 – Atıf-Aynı Lisansla Paylaş
• CC BY-NC-ND 4.0 – Atıf-Ticari Olmayan-Türev Yok

Önemli: Lisansın tam URL’sini ekleyin. Bu otomatik lisans algılamayı sağlar.

Önerilen PDF İlk Sayfa Düzeni

Makalenizin ilk sayfası için ideal yapı:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  [DERGİ LOGOSU]                                                 │
│                                                                 │
│  Örnek Bilimler Dergisi                                         │
│  2024; Cilt 15, Sayı 3, Sayfa 123-135                           │
│  ISSN: 1234-5678 | e-ISSN: 8765-4321                            │
│  DOI: https://doi.org/10.12345/obd.2024.001                     │
│                                                                 │
│  ─────────────────────────────────────────────────────────      │
│                                                                 │
│  ARAŞTIRMA MAKALESİ                                             │
│                                                                 │
│  Makale Başlığı Buraya Gelir: Kapsamlı Bir Çalışma              │
│                                                                 │
│  Birinci Yazar¹*, İkinci Yazar², Üçüncü Yazar¹                  │
│                                                                 │
│  ¹ Örnek Üniversitesi, Bilim Bölümü, Şehir, Türkiye             │
│  ² Araştırma Enstitüsü, Diğer Üniversite, Şehir, Türkiye        │
│                                                                 │
│  * Sorumlu Yazar: [email protected]               │
│                                                                 │
│  ORCID: B. Yazar: 0000-0001-2345-6789                           │
│         İ. Yazar: 0000-0002-3456-7890                           │
│         Ü. Yazar: 0000-0003-4567-8901                           │
│                                                                 │
│  Geliş Tarihi: 15 Ocak 2024 | Kabul Tarihi: 10 Mart 2024        │
│  Yayın Tarihi: 01 Nisan 2024                                    │
│                                                                 │
│  ─────────────────────────────────────────────────────────      │
│                                                                 │
│  ÖZET                                                           │
│                                                                 │
│  [Özet metni...]                                                │
│                                                                 │
│  Anahtar Kelimeler: kelime1, kelime2, kelime3, kelime4          │
│                                                                 │
│  ─────────────────────────────────────────────────────────      │
│                                                                 │
│  ABSTRACT                                                       │
│                                                                 │
│  [Abstract text...]                                             │
│                                                                 │
│  Keywords: keyword1, keyword2, keyword3, keyword4               │
│                                                                 │
│  ─────────────────────────────────────────────────────────      │
│                                                                 │
│  © 2024 Yazar(lar). CC BY 4.0                                   │
│  https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/                   │
│                                                                 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Makale İçeriği ve Yapısal Düzenleme

Makalenin sadece ilk sayfası değil, gövde metninin yapısı da makineler tarafından okunabilirlik ve dönüşüm süreçleri için kritik öneme sahiptir. İçeriğinizi düzenlerken aşağıdaki kurallara dikkat etmeniz, yazılımımızın ve diğer indeksleme sistemlerinin makalenizi doğru bir şekilde işlemesini garanti edecektir.

Başlık Hiyerarşisi ve Formatı

Makale içindeki başlıklar ve alt başlıklar, metnin hiyerarşik yapısını net bir şekilde göstermelidir.

• Görsel Ayrım: Ana başlıklar (H1), alt başlıklar (H2) ve daha alt seviye başlıklar (H3) birbirinden farklı boyut, ağırlık (kalınlık) veya stilde olmalıdır. Örneğin; ana başlıklar 14 punto ve kalın, alt başlıklar 12 punto ve kalın, bir alt seviye ise 12 punto ve italik olabilir.

• Tutarlılık: Seçtiğiniz formatı makalenin tamamında tutarlı bir şekilde uygulayın. Bu, yazılımların başlık seviyelerini doğru algılamasını sağlar.

Resim, Tablo ve Şekil Adlandırmaları

Görsel öğeler ve tablolar, makine tarafından işlenirken metin akışından ayrıştırılır. Bu nedenle, her birinin ne olduğunu belirten bir ada (caption) sahip olması kesinlikle zorunludur.

• Numaralandırma: Her öğe türü için sıralı bir numaralandırma kullanın (Örn: Tablo 1, Tablo 2… veya Şekil 1, Şekil 2…).

• Açıklayıcı Metin: Numaralandırmanın hemen ardından öğeyi açıklayan kısa ve net bir başlık/alt yazı gelmelidir.

• Konum: Tablo adları genellikle tablonun üstünde, şekil ve resim adları ise genellikle görselin altında yer almalıdır ve bu kural tüm makalede tutarlı olmalıdır.

• Örnek:

  • Tablo 1: Çalışmaya katılan hastaların demografik özellikleri.

  • Şekil 3: Deney düzeneğinin şematik gösterimi.

Sütun Düzeni

Makale metninin düzeni, otomatik çıkarma işleminin doğruluğunu doğrudan etkiler.

• Tek Sütun Önerisi: Mümkün olan her durumda, makale gövdesi için tek sütunlu bir düzen kullanılmasını şiddetle öneririz. Tek sütunlu metinler, makineler tarafından çok daha kolay ve hatasız bir şekilde okunur, metin akışı bozulmaz ve HTML/XML dönüşümleri daha pürüzsüz olur.

• Çok Zaruri Durumlar: Eğer dergi tasarımı gereği iki sütun kullanılması çok zorunluysa, sütunlar arasındaki boşluğun belirgin olduğundan ve metin akışının (soldan sağa, yukarıdan aşağıya) net olduğundan emin olun. Ancak unutmayın ki çok sütunlu yapılar, dönüşüm hataları riskini artırır.

Yayın Öncesi Kontrol Listesi

PDF’nizi sonlandırmadan önce doğrulayın:

✅ Tanımlama

• [ ] DOI mevcut ve doğru formatta
• [ ] DOI linki çalışıyor (makaleye yönlendiriyor)
• [ ] ISSN/e-ISSN görüntüleniyor
• [ ] Dergi adı tam (sadece kısaltma değil)

✅ Yazarlar

• [ ] Tüm yazar adları doğru sırada listeleniyor
• [ ] Her yazarın kurum numarası/numaraları var
• [ ] Tüm kurumlar karşılık gelen numaralarla listeleniyor
• [ ] Sorumlu yazar işaretli (*)
• [ ] Sorumlu yazar e-postası sağlanmış
• [ ] Tüm yazarlar için ORCID numaraları eklenmiş

✅ Tarihler

• [ ] Geliş tarihi mevcut
• [ ] Kabul tarihi mevcut
• [ ] Yayın/Online tarihi mevcut
• [ ] Tarih formatı baştan sona tutarlı
• [ ] Tarihler mantıklı (geliş < kabul < yayın)

✅ İçerik Metadata’sı

• [ ] Makale türü açıkça belirtilmiş
• [ ] Özet açık başlıkla mevcut
• [ ] Anahtar kelimeler listelenmiş (virgül veya noktalı virgülle ayrılmış)
• [ ] Cilt, sayı ve sayfa numaraları dahil

✅ Yapısal ve Görsel Düzen

• [ ] Başlıklar ve alt başlıklar hiyerarşiyi gösterecek şekilde farklı formatlarda (boyut, kalınlık vb.)

• [ ] Tüm resim, tablo ve şekillerin numaralandırılmış ve açıklayıcı adları (caption) mevcut

• [ ] Makale gövdesi mümkünse tek sütun düzeninde hazırlanmış

✅ Haklar ve Erişim

• [ ] Telif hakkı bildirimi dahil
• [ ] Lisans türü belirtilmiş
• [ ] Lisans URL’si sağlanmış

✅ Çok Dilli (varsa)

• [ ] Makale dilinde özet
• [ ] İngilizce özet
• [ ] Her iki dilde anahtar kelimeler
• [ ] Tüm tarihler tutarlı terminoloji kullanıyor

Yaygın Hatalar ve Nasıl Düzeltilir

Sonuç

İyi yapılandırılmış PDF’ler oluşturmak, derginizin dijital geleceğine bir yatırımdır. Bugün eklediğiniz metadata, içeriğinizin önümüzdeki on yıllar boyunca ne kadar keşfedilebilir, atıf alabilir ve korunabilir olacağını belirler.

FullTextCreator’da sistemimizi formatlama varyasyonlarını ele alacak şekilde inşa ettik—ancak kaynak dosyalarınız ne kadar temiz olursa, dönüşüm süreci o kadar doğru ve hızlı olur. Bu yönergeleri izleyerek, sadece işimizi kolaylaştırmıyorsunuz; yazarlarınızın çalışmalarının tam potansiyel kitlesine ulaşmasını da sağlıyorsunuz.

Sorularınız mı var veya yardıma mı ihtiyacınız var? fulltextcreator.com adresini ziyaret edin veya [email protected] adresinden bize ulaşın.

Bu rehber, akademik yayıncılık topluluğuna bir hizmet olarak FullTextCreator ekibi tarafından sağlanmaktadır. İyileştirme için geri bildirim ve önerilerinizi bekliyoruz.

Son Güncelleme: Ocak 2025